Projectcompliance


auteur: Huib Roskam
datum: 20-02-2015

Wanneer je je auto naar een gerenommeerde garage brengt voor een beurt, bellen ze je voor akkoord als ze extra werkzaamheden constateren en krijg je na afloop een overzicht met daarop alle werkzaamheden afgetekend. Ook controleren ze of je auto nog steeds voldoet aan alle wettelijke eisen. De garage, je opdrachtnemer, toont hiermee aan dat ze voldoen aan alle verwachtingen van goed vakmanschap en aan wat de wetgever van ze verlangt. Daarmee voldoe je als bestuurder ook weer aan de wetgeving.

Wanneer nieuwe auto’s van de lopende band rollen zijn ze vaak zo ingesteld dat ze automatisch vele zaken controleren; het oliepeil, de status van de airbags, de bandenspanning en slijtage, de verlichting, en de onderhoudsintervallen worden allemaal continu in de gaten gehouden. Ze zijn compliant met de leveringsvoorwaarden en de wet- en regelgeving van het betreffende land.

Als gedurende het gebruik één van de metingen niet voldoet aan de vooraf ingestelde eisen meldt de boordcomputer dit direct aan de bestuurder en staat in de handleiding wat de beheersmaatregelen zijn.
Rechtszaken over non-compliance zijn duur.
Je kunt er dus vanuit gaan dat, wanneer er geen melding wordt gedaan, alle metingen voldoen aan de vooraf ingestelde eisen. In andere woorden: de auto is compliant zolang de boordcomputer geen non-compliance aangeeft.

Op projecten is dit niet altijd even transparant. Het aantoonbaar voldoen aan projecteisen is de laatste jaren een steeds belangrijker thema geworden binnen de projectbeheersing. De Nederlandse Vereniging voor Doelmatig Onderhoud (NVDO) vraagt met regelmaat haar leden naar hun 10 belangrijkste thema’s. Dit jaar is uit het niets met stip op nummer 3 compliance binnen gekomen.

Waar hebben we het over wanneer we het over compliance hebben?

Compliance gaat over het aantoonbaar voldoen aan alle geldende eisen. Sinds de boekhoud- en beursschandalen in het begin van de jaren 2000 wordt in de financiële wereld het begrip vooral geassocieerd met ethisch handelen en aantoonbaar correct gedrag.

In de technische project-, stops- en onderhoudwereld, waarin ik al vele jaren een groot gedeelte van mijn tijd doorbreng, staat compliance voor het aantoonbaar voldoen aan alle projecteisen die tussen partijen zijn overeengekomen. Wanneer we spreken over alle projecteisen, dan hebben we het over alle voorwaarden, contracteisen, programma’s van eisen, vergunningen, wet- en regelgeving, Arbo-eisen, milieueisen, veiligheidseisen, stakeholdereisen, financieringseisen, verzekeringseisen, etc.

Waarom compliance?

Als je een pomp wilt reviseren maar de HCl leiding blijkt niet gespoeld en ook niet afgeblind te zijn, dan heb je een serieus probleem.

"Als je in het nieuwe ziekenhuis op de operatietafel ligt voor een openhartingreep en de operatiekamer staat door een bouwfout niet onder overdruk, dan is het risico op besmetting onaanvaardbaar groot."

"Je hebt een hogedrukleiding laten aanleggen en je kunt niet aantonen dat alle lassen 100% goedgekeurd zijn zoals in het contract is voorgeschreven, dan is het een hoop gedoe om de leiding weer op te graven en opnieuw te keuren."

"Als je wilt beginnen met de bouw van een nieuwe installatie maar de omgevingsvergunning blijkt nog niet te zijn afgegeven, dan is je eerste vertraging al een feit."

"Je wilt je installatie verkopen voor 100 miljoen euro en dan blijkt opeens bij de due diligence dat je aannemer 10 jaar geleden bij de bouw van de fabriek niet heeft voldaan aan alle eisen die in de bouwvergunningen van het contract stonden. Je installatie is opeens misschien maar 25 miljoen euro waard. Dat is even slikken."

"Je wilt je project opleveren en dan zegt de verzekeraar dat ze de installatie niet willen verzekeren omdat niet aan alle eisen van de verzekeraar is voldaan. Dan wordt het heel lastig om het project over te dragen aan de eigenaar."

Mocht je denken dat dit allemaal wat overdreven is, dan kunnen we je nog wel een paar uurtjes vervelen met de voorbeelden uit het Vijverberg Museum of Horrors, de praktijk van 25 jaar contract- en claimmanagement. In al deze situaties komt er op een gegeven moment de afrekening. Wij krijgen vaak de opdracht om uit te zoeken wie er aantoonbaar verantwoordelijk is en wat de claimbare kosten zijn.

Het niet compliant zijn met de eisen kan je heel duur komen te staan. De lekkage van de boorput van BP in de Golf van Mexico heeft tot op heden meer dan $ 20.000.000.000 aan opruimwerkzaamheden en claims gekost en recent heeft BP nog een boete opgelegd gekregen van meer dan $ 10.000.000.000. Dan wil je bij het volgende project wel zeker weten dat je niet de fout in gaat.


Image titleHof confronteert BP met miljardenclaim
NEW ORLEANS (AFN) -

BP wacht een civielrechtelijke boete van maximaal 13,7 miljard dollar (11,7 miljard euro) als gevolg van de olieramp in 2010 in de Golf van Mexico. Een rechtbank in New Orleans velde donderdag het oordeel over de hoeveelheid olie die tijdens de natuurramp in de zee stroomde, waarmee ook meer duidelijkheid kwam over het maximale schadebedrag.

Rechter Carl Barbier hamerde de totale lekkage af op 3,19 miljoen vaten olie, hetgeen een redelijk gemiddelde bleek van wat BP en de Amerikaanse overheid hadden voorgerekend. Volgens BP waren er 2,45 miljoen vaten olie de zee in gelopen. De Amerikaanse overheid ging eerder uit van 4,19 miljoen vaten. Volgens de wet moet BP 4300 dollar betalen per vat olie dat in zee verloren is gegaan.

Explosie

De olieramp voor de kust van Louisiana, de grootste in de Amerikaanse geschiedenis, werd veroorzaakt door een explosie in april 2010 op het boorplatform Deepwater Horizon. Er vielen elf doden. Miljoenen liters olie stroomden in zee, waardoor viswateren en kustgebieden ernstig vervuild raakten.

BP is eerder door een rechter aangewezen als hoofdverantwoordelijke voor de ramp. Het Britse olieconcern heeft in totaal 43 miljard dollar opzij
gezet om de kosten voor opruimwerkzaamheden, boetes en schadeclaims te dekken.

bron: Telegraaf


Bijna dagelijks kunnen we in de kranten lezen wat er fout gaat op projecten. Had beter compliancemanagement dit kunnen voorkomen?

Of het nu gaat over een onderhoudsproject in de (petro)chemie, een infraproject, nieuwbouw of renovatie van een ziekenhuis, het in gebruik nemen van de Fyra, de bouw van een pretpark in Polen, een spoortunnelproject of een windmolenpark voor de kust, opdrachtgevers en opdrachtnemers sluiten met elkaar een overeenkomst af, geven aan onder welk rechtssysteem het project uitgevoerd moet gaan worden en leggen alle projecteisen vast. Vanaf het moment van het zetten van de handtekeningen onder de overeenkomst is het aantonen dat voldaan wordt aan al deze projecteisen noodzakelijk. Het tijdig meten of de praktijk overeenstemt met wat men heeft afgesproken biedt de mogelijkheid om tijdens het project al toe te werken naar een aantoonbaar goede oplevering.

Wanneer begin je met compliance?

Goed compliancemanagement betekent niet dat er geen fouten meer gemaakt worden. Het betekent wel dat er aanzienlijk beter voorgesorteerd wordt, dat non-compliance eerder gesignaleerd wordt en dat opdrachtgever en opdrachtnemer in de gelegenheid zijn om veel eerder beheersmaatregelen te nemen. Je moet dan wel al in de initiatiefase kijken naar aan welke eisen voldaan moet worden. De traceerbaarheid van het voldoen aan alle eisen moet vanaf de tenderfase ingericht worden. Hierin delen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer(s) de verantwoordelijkheid.

Als de opdrachtgever aanvragen in de markt uitzet voor aanbiedingen van één of meerdere opdrachtnemers, zal hij ook duidelijk moeten maken onder welke voorwaarden de potentiële opdrachtnemer(s) hun aanbiedingen dienen op te stellen. De opdrachtgever kan ervoor kiezen om de detaillering in handen te leggen van de opdrachtnemer. Dan zal de opdrachtgever opdrachtnemer in de gelegenheid moeten stellen om alle aspecten van de projecteisen in te kunnen schatten en zullen partijen met elkaar hierover overeenstemming moeten bereiken vóór de overeenkomst getekend wordt. Het is niet de verantwoordelijkheid van slechts één van de partijen.

Vaak wordt gedacht dat aantoonbaarheid alleen maar speelt aan het eind van het project bij de oplevering, maar zo werkt het niet. Het analyseren en opstellen van de projecteisen begint al bij de risico-analyse in de initiatiefase en bij de voorbereiding van aanvragen. Het is een continu proces, dat van de tenderfase tot aan de uitvoeringfase van het project doorloopt. Omdat het aantonen dat men voldoet aan de eisen vanaf dag één plaats vindt, houdt dit automatisch in dat ook de acceptatie niet alleen aan het einde van het project plaats kan vinden.

Complianceroutekaart

Image title


Wordt deze route altijd gelopen?

De praktijk is vaak anders. Terugkijkend op 25 jaar contract- en claimmanagement is het de laatste jaren duidelijk geworden dat een steeds groter gedeelte van onze werkzaamheden gaat over het analyseren wat er fout is gegaan met het aantonen dat men zich heeft gehouden aan alle projectafspraken. Dit blijkt niet alleen een probleem voor de opdrachtnemer. Aan het eind van het project is niet alles meer te herstellen, ook al is men niet compliant. Het dispuut is geboren en voor ons is er werk aan de winkel.

Ook blijkt regelmatig dat de opdrachtgever gedurende de uitvoering van het project een andere interpretatie oplegt dan ten tijde van het sluiten van de overeenkomst met elkaar is afgesproken. Wanneer een opdrachtgever een DBM of een UAV-GC overeenkomst afsluit dan legt hij de verantwoordelijkheid voor de invulling van het project volledig bij de opdrachtnemer mits maar voldaan wordt aan de prestatievoorwaarden. Het is dan aan de opdrachtnemer om tot in detail uit te zoeken welke verantwoording hij op zijn schouders heeft genomen en hoe hij gaat voldoen aan alle kwalitatieve eisen. Het is in de infrasector is een bekend fenomeen: De opdrachtgever sluit een DB(F)M-overeenkomst af waarbij de opdrachtnemer in principe in grote mate vrij is om in te vullen zolang hij voldoet aan de kwalitatieve eisen. Vervolgens komt een andere afdeling van de opdrachtgever of een stakeholder met een lading aanvullende voorschriften waarin tot in de fijne details is vastgelegd hoe de uitvoering moet plaatsvinden. Er is dan geen sprake meer van een consequente contractlijn.
Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor het “fit for purpose” opleveren van het project maar is niet meer vrij om in te vullen hoe hij op de meest efficiënte en economische wijze zijn project wil uitvoeren. Daarop was wel zijn prijs gebaseerd.En aan welke eisen moet hij nu voldoen?
Wanneer de opdrachtgever bijvoorbeeld een EPC overeenkomst afsluit met een opdrachtnemer dan stelt hij of namens hem een ingenieursbureau de voorwaarden op. Wanneer de opdrachtnemer deze informatie en voorwaarden aanvaardt, dan ligt de verantwoordelijkheid voor de aantoonbaarheid bij de opdrachtnemer. Meer- en minder werk, scopewijzigingen, tijdvertraging en andere verstoringen hebben hun invloed op de aantoonbaarheid.
Wordt het programma van eisen dienovereenkomstig aangepast?

Hoe ga je daar mee om?

Het aantoonbaar voldoen aan alle projecteisen neemt een steeds grotere rol in bij de beheersbaarheid van projecten omdat het prijskaartje, dat aan niet voldoen hangt, vaak erg hoog is.Hoe wil je nu het totaal aan eisen en de daarvan afgeleide meetbare vragen met elkaar afstemmen op een hanteerbare wijze?
Projectteammedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de aantoonbaarheid hebben vaak met tientallen tot honderden voorschriften te maken met daarin per voorschrift een veelvoud aan eisen. Daarmee staan ze voor de taak om soms wel duizenden projecteisen te managen.

Projecteisen komen in allerlei verschijningsvormen voor. Vaak staan deze eisen in taalgebruik dat op de werkvloer niet te lezen valt. Er moet een vertaalslag gemaakt wordt van deze eisen naar meetbare vragen, meetintervallen, meetwaardes en verifieerbare processen.

Voorkomen is beter dan genezen

De nu op de markt beschikbare compliance totaaloplossingen maken het mogelijk om vóór aanvang van de uitvoering van het project de volledige vertaalslag te maken van projecteisen naar verifieerbare processen, meetbare vragen, meetwaardes, meetintervallen en overeengekomen normen. Het analyseren en inrichten hiervan aan het begin van het project is een noodzakelijk monnikenwerk. Dit zorgvuldig doen creëert gedurende de uitvoering van het project helderheid over de voorwaarden van het voldoen aan de overeengekomen projecteisen. Wanneer deze klus is geklaard is het ook niet meer heel moeilijk om de wijzigingen in wet- en regelgeving, vergunningen e.d. in het systeem bij te houden en de teammedewerkers met actuele vragen het verificatieproces te laten doen. Een ander voordeel van deze aanpak is dat niet alleen de juiste verificaties en validaties worden gedaan maar alle meetmomenten ook voorzien kunnen worden van rapportages, foto’s,interpretaties, vervolgvragen en notities waardoor de aantoonbaarheid per object, locatie, systeem, unit of proces in rapportages kan worden vastgelegd. Dit leidt tot een rapportage die gefundeerde compliance aantoont. Hiermee wordt het fundament gelegd voor de juiste opleveringdocumentatie.

Een goed ingericht compliancesysteem spaart enorm veel geld in de uitvoering en verdient zich dik terug. Voor de kosten van het gereedschap hoef je het niet te laten.

Huib Roskam ccmm
CEO Vijverberg Advies Groep B.V.
(Een artikel van Huib Roskam, CEO Vijverberg Advies Groep, actief als senior contractmanager en claimconsultant, naar aanleiding van de introductie van PCS, het Project Compliance System, het tweede complianceproduct van Alveus Compliance Solutions B.V. www.alveus.nu)


Image title

Profiel Huib Roskam

Huib Roskam is sinds 1991 actief als contractmanagement- en claimconsultant, conflictbemiddelaar, mediator, coach en trainer en is daarnaast algemeen directeur van Vijverberg Advies Groep. Huib is gespecialiseerd in claimpreventie en claimmanagement. Hij is een gecertificeerd mediator.

Huib is een gedreven consultant met empathie voor de mens. Met zijn achtergrond in de industriële aannemerij schuwt hij het nemen van noodzakelijke maatregelen niet. Hij doet “vijf voor twaalf” veranderprojecten bij ondernemingen en organisaties, geeft trainingen, doet coaching trajecten gericht op effectief functioneren.

Huib is bestuurslid bij diverse stichtingen waaronder de Stichting Civetta, collectief voor Project Controls, de Stichting Contract Management Instituut Nederland en bij de Stichting Planning Instituut Nederland. Huib is ook registertherapeut en heeft naast zijn Vijverberg-werkzaamheden sinds 2008 een praktijk voor lichaamsgerichte psychotherapie.


Curriculum vitae

1951geboren te Rotterdam1963 - 1971Gymnasium β1973 - 1980Diverse inkoop- en contracting functies1973 - 1976Commerciële & Bedrijfseconomie, RRR1980 - 1990Diverse managementfuncties SGS Nederland1991Oprichting Vijverberg Advies Groep1991 - hedenAlgemeen directeur Vijverberg Advies Groep2000 - 2001PDO Master Verandermanagement, VU Amsterdam2003 - 2010Opleiding NRT-EI therapeut, BMO Rotterdam2007Opleiding Mediator, CEDR Londen2008Praktijk voor Lichaamsgerichte Psychotherapie










- Project Controls matrix

- Projectcompliance

- Compliance programma's

Meer publicaties...

Er zijn nog geen nieuws items beschikbaar.